Akt notarialny jest dokumentem urzędowym potwierdzającym dokonanie pewnej czynności prawnej, a precyzyjnie mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być uwierzytelnione przy użyciu aktu notarialnego wymienia ustawa. Inne z kolei ustalają pomiędzy sobą strony umowy. Okoliczności w jakich musi dojść do sporządzenia aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Nie trzymanie się ustaleń ujętych w akcie w momencie, kiedy wymaga tego prawo bądź tak ustaliły strony, skutkuje nieważnością czynności prawnej. Zgodnie z polskim prawem sposób postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może przygotować? 

Czym jest akt notarialny i kto może go przygotować? 

Akt notarialny jest urzędowym dokumentem, którego forma jest ściśle określana przez polskie przepisy. Potwierdza on wykonanie pewnych czynności. Może to być kupno nieruchomości, albo umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Niektóre czynności prawne powinny być poświadczone u notariusza z Łodzi, inne z kolei mogą, ale nie muszą chyba, że zainteresowani mają taką wolę. Kto może sporządzić taki dokument? Zdecydowanie najczęściej akt notarialny przygotowywany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można znaleźć we wszystkich większych miastach jak Wrocław, Trójmiasto czy Szczecin, ale także mniejszych miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie da się kupić ani sprzedać jakiejkolwiek nieruchomości. W wyjątkowych okolicznościach przygotowanie aktu może dokonać zastępca notariusza, lub aplikant notarialny. Niekiedy z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które udzielane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może sporządzić polski konsul. 

Z jakich elementów składa się akt notarialny

To, jak musi wyglądać akt notarialny i jak go przetrzymywać reguluje ustawa Prawo o notariacie. Istotne jest, aby sporządzony był on w języku polskim. Ponadto musi on posiadać następujące elementy:

  • data – dokładna data stworzenia dokumentu, czyli dzień, miesiąc i rok. Czasami na specjalne życzenie stron umieszcza się również godzinę podpisania aktu,
  • miejsce – miejscowość, w której podpisano akt,
  • dane notariusza – w akcie muszą być zawarte takie dane jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
  • dane zainteresowanych stron – dokument powinien zawierać imiona, nazwiska, miejsce zamieszkania, imiona rodziców, PESEL oraz numer NIP,
  • oświadczenia stron – czyli najważniejsza treść dokumentu, z zaznaczeniem, że w sytuacjach spornych powołują się oni na dokumenty okazane przy podpisywaniu aktu,
  • szczególne okoliczności – na wniosek stron w akcie można zawrzeć wyjątkowe okoliczności, jakie wystąpiły przy podpisywaniu dokumentu,
  • potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu wpisuje się klauzulę, że akt został odczytany a także podpisany w obecności obu stron,
  • podpisy – niewątpliwie tak istotny dokument, jakim jest akt notarialny nie byłby ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, i notariusza.

Czynności, które wymagają sporządzenia aktu notarialnego 

Czynności wymienione przez polskie prawo, które bezwzględnie muszą być potwierdzone przy użyciu aktu notarialnego to przede wszystkim:

  1. umowy przeniesienia własności nieruchomości – dotyczy to w szczególności umów kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przed podpisaniem umowy zasadniczej,
  2. umowy, które przenoszą prawo użytkowanie wieczystego,
  3. umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  4. umowy o podziałach spadku, jeśli w spadku jest nieruchomość nieruchomość,
  5. umowa spółki partnerskiej,
  6. umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
  7. umowa spółki komandytowej,
  8. umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Inne czynności również mogą być potwierdzone aktem notarialnym, zależy to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego. 

Jak odbywa się podpisanie umowy przy pomocy aktu notarialnego?

Notariusz odpowiedzialny jest za jasne i zrozumiałe sporządzenie aktu. Ważnym momentem zawarcia umowy za pomocą aktu notarialnego, jest przeczytanie go przez notariusza w obecności osób zainteresowanych. Aby akt posiadł moc prawną notariusz powinien upewnić, że strony zainteresowane rozumieją treść aktu. Jeśli jest taka wola stron, notariusz czyta również wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wówczas dokument nabiera mocy prawnej. 

Kto i gdzie przechowuje akt notarialny?

Zgodnie z polskim prawem notariusz musi przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po tym czasie przekazywane są one do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tej sytuacji obowiązuje rejonizacja i zależy to od od adresu kancelarii, w której był podpisany akt. Oczywiście obydwie strony otrzymują odpisy aktów.

Oczywiście za sporządzenie aktu notarialnego pobierane są opłaty. Zależy to od tego, czego dotyczy akt. Zasadniczo koszt wykonania tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.